وہ لوگ جو مختلف جگہوں یا بڑے عہدوں پر کام کرتے ہیں اور جنہیں مختلف اجلاسوں میں شریک ہونے یا صدارت کرنے کا موقع ملتا ہےانہیں ایسی صورتحال کا سامنا رہتا کہ اکثر اجلاس غیر مؤثر بے نتیجہ ثابت ہوتے ہیں۔
ذیل میں ہم کچھ ایسے طریقوں کا ذکر کرنے جا رہے ہیں جن کو اپنا کر خاطر خواہ فوائد حاصل کیے جاسکتے ہیں
کیا میٹنگ کی ضرورت ہے؟
میٹنگ یا کسی شخص سے بالمشافہ ملاقات سے پہلے یہ طے کرلیں کہ کیا یہ ملاقات ای میل یا فون پہ ہوسکتی ہے۔ اگر ایسا ممکن ہے تو باقاعدہ میٹنگ بلانے کی ضرورت نہیں اسے آپ ای میل یا فون پہ ہی طے کر سکتے ہیں۔ اس طرح آپ اپنا اور دوسروں کا وقت بچانے میں کامیاب ہو سکتے ہیں۔
میٹنگ کے مقصد کا تعین کریں:
کسی بھی میٹنگ بلانے سے پہلے یہ طے کرلیں کہ اجلاس بلانے کا اصل مقصد کیا ہے کیوں کہ ایسا کرنے سے میٹنگ کا مطلوبہ نتیجہ حاصل کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔ بہت ساری میٹنگز فیصلہ کرنے، معلومات کے تبادلے ، مسٔلہ کا حل تلاش کرنے یا کسی مسٔلہ پہ بحث مباحثہ کے لیے بلائی جاتی ہیں۔
ایجنڈا سیٹ کریں
اجلاس بلانے سے پہلے ایجنڈا سیٹ کریں۔ کسی بھی میٹنگ کو مؤثر بنانے اور نتیجہ حاصل کرنے کے لیے ایجنڈا کا تعین کر لیں کیونکہ مبہم اجلاس اکثر بے نتیجہ ثابت ہوتے ہیں۔ مطلوبہ نتائج حاصل کرنے کے لیے ایجنڈا پر ہی توجہ دیں۔
میٹنگ مختصر رکھیں
کوشش کریں کہ میٹنگ کم سے کم وقت میں نمٹائی جائے۔ اجلاس کو بلا وجہ طول دینے سے گریز کریں اور اجلاس کو ختم کرنے اور نتیججے پر پہنچنے کے لیے کم از کم پانچ منٹ کا وقت رکھیں۔
متعلقہ افراد کو ہی میٹنگ کے لیے بلائیں
کس بھی میٹنگ کو با مقصد بنانے کے لیے متعلقہ افراد کو ہی اجلاس میں بلائیں کیوں کہ بہت زیادہ یا غیر متعلقہ لوگوں کو بلانے سے مطلوبہ نتایج حاصل کرنے میں دشواری آسکتی ہے۔
میٹینگ کو کامیاب بنانے کے لیے یہ بھی جاننا ضروری ہے کہ جن کو اجلاس کے لیے بلایا جارہا ہے انہیں اپنے رولز کا پتہ ہو۔
مواد تقسیم کریں
کوئی بھی میٹنگ بلانے سے پہلے شراکاء کو دعوت نامہ ارسال کرنے کے ساتھ ساتھ اجلاس سے متعلق اہم مواد بھی بھیجیں۔ ضروری مواد شرکاء میں کم از کم ایک دن پہلے تقسیم کریں تاکہ وہ میٹنگ کے ایجنڈے کے حوالے سے اپنا مائنڈ بناسکیں اور میٹنگ میں بھر پور شرکت کرسکیں۔
وقت مقررہ کا خیال کریں
ہمیشہ میٹنگ وقت مقررہ پہ شروع کریں اور وقت پر ہی ختم کریں اور اسی وقت میں مطلوبہ اہداف حاصل کرنے کی کوشش کریں
رہنمائی فراہم کریں
میٹنگ کی صدارت کرتے ہوئے اس بات کو یقینی بنائیں کہ اجلاس میں ادھر ادھر کی باتیں نہ ہوں اور بات چیت ایجنڈا آئٹم تک ہی محدود رکھیں۔
میٹنگ کا خلاصہ اور منٹس
میٹنگ کو ختم کرنے کے لیے وقت مقرر کریں اور پانچ منٹ میں اس کا خلاصہ بیان کریں۔ میٹنگ کے منٹس کو شراکاء میں تقسیم کریں اور اسکے مطلوبہ نتائج حاصل کرنے کے لیے فالو اپ لے لیں۔
